Политика за приватност

Овој документ е достапен и на англиски јазик. Во случај на несовпаѓање, македонската верзија е меродавна.

Оваа Политика за приватност објаснува како Друштво за менаџмент и бизнис консалтинг ПРОБИС-КОНСАЛТ ДООЕЛ Скопје, ЕМБС 7513615, ЕДБ 4057021555700, со седиште на ул. Драгутин Аврамовски Гуте бр. 32, Општина Карпош, Скопје („popolni.mk“, „ние“, „нас“), ги собира, користи, чува и штити личните податоци кога ја користите услугата на popolni.mk. „popolni.mk“ е трговски назив на услугата што ја нуди ова друштво.

popolni.mk е софтверска услуга што им помага на нотарски, адвокатски и сметководствени канцеларии побрзо да пополнуваат документи што веќе ги користат во работата. Вие поставувате документ, а popolni.mk го пополнува со нови податоци и враќа готова Word датотека.

Оваа Политика важи за веб порталот на popolni.mk и за додатокот Popolni за Microsoft Word, кој се поврзува со истата услуга.

Личните податоци ги обработуваме врз правните основи наведени во точка 4 од оваа Политика, главно заради извршување на договорот и заради наши легитимни интереси. Согласност бараме само кога законот тоа го бара за конкретна обработка.

Обработката е усогласена со Законот за заштита на личните податоци на Република Северна Македонија и со Општата регулатива за заштита на податоците на ЕУ, односно GDPR.

1. Накратко

• Не продаваме лични податоци.
• Не ги користиме податоците за рекламирање или за друга намена што не е поврзана со услугата.
• Врската со popolni.mk е шифрирана.
• Податоците се чуваат на заштитени сервери во Европската Унија.
• За документите на вашите странки, popolni.mk е обработувач, а вашата канцеларија останува контролор. Тоа е уредено со Анексот за обработка на лични податоци, кој е составен дел на Условите на користење.
• Имате право на пристап, исправка, бришење, ограничување и приговор, согласно закон.

2. Две улоги: контролор и обработувач

Важно е да се разликуваат два вида податоци, затоа што нашата улога не е иста за секој од нив.

а) Податоци за вашата сметка (popolni.mk е контролор)

За податоците што се создаваат при отворање и користење на сметката, popolni.mk одлучува зошто и како тие се обработуваат. За тие податоци, popolni.mk е контролор.

б) Содржина што ја внесувате за пополнување документи (popolni.mk е обработувач)

Документите, сликите, скеновите, аудиозаписите и текстот што ги внесувате за да изработите документ често содржат лични податоци на вашите странки, како имиња, ЕМБГ, адреси, потписи и броеви.

За таа содржина, вашата канцеларија одлучува зошто и како се обработуваат податоците. Затоа вашата канцеларија е контролор, а popolni.mk е обработувач што ги обработува податоците по ваше упатство.

Обврските на двете страни се уредени со Анексот за обработка на лични податоци, кој е составен дел на Условите на користење и се прифаќа електронски при отворање или активирање на сметката.

3. Кои податоци ги собираме

а) Податоци за сметка и канцеларија

Можеме да обработуваме:

• име и презиме на корисникот;
• адреса на е-пошта;
• назив на канцеларијата;
• податоци за контакт што ни ги давате;
• лозинка, чувана само како криптографски отпечаток, никогаш како обичен текст;
• јазични поставки и основни параметри на сметката.

б) Содржина што ја внесувате

Можеме да обработуваме:

• документи што ги поставувате за повторно пополнување, вклучувајќи Word датотеки;
• слики, скенови, документи, аудиозаписи и текст што ги внесувате за секоја изработка;
• текст извлечен од тие документи, слики и аудиозаписи, потребен за пополнување на документот;
• готови документи што ги создава popolni.mk и нивните верзии;
• пораки во разговорот со помошникот во апликацијата.

в) Технички податоци за работа и наплата

Можеме да обработуваме:

• записи за најава и користење на услугата, потребни за безбедност и поддршка;
• број на преземени документи, за следење на претплатата и обемот;
• основни технички податоци потребни за стабилна работа на услугата.

Не користиме колачиња за следење, не правиме профилирање и не собираме податоци од трети извори за маркетинг.

4. Зошто ги обработуваме податоците и врз која основа

Податоците ги обработуваме за следниве цели и врз следниве правни основи:

Извршување на договорот

Ги обработуваме податоците за да ви ја овозможиме услугата, да ја водиме вашата сметка и да ги изработиме документите што ги барате.

Законска обврска

Ги обработуваме податоците кога тоа е потребно за издавање сметки, водење евиденција и исполнување даночни, сметководствени или други законски обврски.

Легитимен интерес

Ги обработуваме податоците за безбедност и интегритет на системот, спречување измами и злоупотреби, обезбедување докази при инциденти и основно техничко одржување на услугата.

Овие интереси ги балансираме со вашите права и слободи. Имате право во секое време да поднесете приговор на обработка заснована на легитимен интерес.

Согласност

Кога за одредена обработка е потребна согласност, ќе ја побараме посебно. Согласноста можете да ја повлечете во секое време.

За содржината на документите, правната основа ја определува вашата канцеларија како контролор. Кога содржината содржи посебни категории лични податоци или национален идентификациски број, како ЕМБГ, popolni.mk ги обработува тие податоци исклучиво по документирано упатство на канцеларијата и врз основа што ја обезбедува канцеларијата.

Таа содржина ја обработуваме само за да ја извршиме услугата, никогаш за сопствени цели.

5. Како ги штитиме податоците

Применуваме технички и организациски мерки за заштита на податоците.

Шифрирање при пренос

Секоја врска со popolni.mk е заштитена со TLS, односно HTTPS. Податоците не се пренесуваат преку отворена врска.

Шифрирање при чување

Базата на податоци и резервните копии се чуваат на шифрирани дискови кај нашиот давател на сервери во ЕУ.

Контрола на пристап

Секоја канцеларија има пристап само до своите проекти и документи. Пристапот е ограничен и одвоен по канцеларија.

Заштитени лозинки

Лозинките се чуваат само како криптографски отпечаток, со Argon2. Не ги чуваме како обичен текст и не можеме да ги прочитаме назад.

Резервни копии

Правиме дневни резервни копии за да се намали ризикот од губење податоци. Резервните копии се чуваат шифрирано и ограничено време.

6. Каде се чуваат податоците и пренос кон трети страни

Главните податоци се чуваат на сервери во Европската Унија, во Франкфурт, Германија.

За услугата да работи, дел од содржината може да се пренесе до внимателно избрани даватели што дејствуваат како подобработувачи. Тие обработуваат податоци само по наше упатство и под договорни обврски за заштита.

За содржината на документите, овие даватели се ангажирани од popolni.mk во рамки на нашата улога како обработувач. Контролор останува вашата канцеларија, која со прифаќањето на Условите на користење и Анексот за обработка на лични податоци му дава на popolni.mk општо овластување за ангажирање подобработувачи. За секоја планирана промена на подобработувачите, popolni.mk ја известува канцеларијата однапред и ѝ дава можност за разумен приговор.

Договорните страни кај овие даватели се нивните правни лица со кои popolni.mk склучува договор, на пример Google Ireland Limited, OpenAI Ireland Limited или Anthropic PBC. Наведената локација се однесува на можното место на обработка. Пренос надвор од ЕУ се врши само кога обработката навистина се одвива надвор од ЕУ.

Преносот надвор од ЕУ и Северна Македонија го вршиме само со соодветни заштитни мерки согласно член 46 од GDPR и соодветните одредби од Законот за заштита на личните податоци, вклучувајќи стандардни договорни клаузули и проценка на влијанието врз преносот.

Овие даватели ги користиме само за popolni.mk да може да го изработи бараниот документ. Со нив договорно е утврдено дека вашата содржина нема да се користи за обука на нивните модели и нема да се чува подолго од потребното за извршување на услугата.

Не споделуваме податоци со трети страни за маркетинг, рекламирање или препродажба.

Копија од заштитните мерки, вклучувајќи ги стандардните договорни клаузули за преносите кон овие даватели, е достапна на барање.

7. Колку долго ги чуваме податоците

Податоците за сметката и содржината ги чуваме додека трае соработката, за да можете да пристапувате до вашите документи и да ја користите услугата.

По престанок на соработката, податоците за сметката, како и записите за најава и безбедност, ги бришеме или анонимизираме во рок до 12 месеци.

Содржината на документите ја бришеме согласно упатствата на вашата канцеларија и Договорот за обработка. Во секој случај, содржината ја бришеме најдоцна 90 дена по престанокот на соработката, освен ако канцеларијата побара побрзо бришење.

Податоците за наплата ги чуваме онолку колку што бараат даночните и сметководствените прописи, по правило до 10 години.

Пораките во разговорот со помошникот ги чуваме додека трае соработката и ги бришеме или анонимизираме најдоцна заедно со податоците за сметката. Ако тие пораки содржат лични податоци на странки, за нив важат роковите за содржината на документите.

Резервните копии се чуваат шифрирано и се пребришуваат во редовен циклус до 14 дена. Тоа значи дека избришаната содржина исчезнува и од резервните копии во рамки на тој циклус.

Можете во секое време да побарате бришење на вашите податоци, согласно точка 8.

8. Вашите права

Согласно закон, имате право на:

• пристап до податоците што ги чуваме за вас;
• исправка на неточни или нецелосни податоци;
• бришење на вашите податоци, односно „право да бидете заборавени“;
• ограничување на обработката;
• приговор на обработката;
• преносливост на податоците во читлив формат;
• повлекување на согласноста во секое време;
• да не бидете предмет на одлука донесена единствено врз основа на автоматизирана обработка;
• поднесување претставка до надзорниот орган.

popolni.mk не носи одлуки засновани единствено на автоматизирана обработка и не врши профилирање.

Правото на бришење не е апсолутно. Тоа не важи кога обработката е потребна за исполнување законска обврска, на пример даночни прописи, или за утврдување, остварување или одбрана на правни побарувања. Во такви случаи, податоците ги ограничуваме наместо да ги избришеме.

Повлекувањето на согласноста не влијае на законитоста на обработката извршена пред повлекувањето.

За остварување на овие права, пишете ни на kontakt@popolni.mk.

Кога станува збор за лични податоци на странки внесени од некоја канцеларија, барањето треба да го упатите до таа канцеларија како контролор. Ние ќе ѝ помогнеме на канцеларијата да го исполни барањето.

9. Анекс за обработка на лични податоци

Кога popolni.mk обработува лични податоци содржани во документите, сликите, скеновите, аудиозаписите, текстот и другите материјали што ги внесува вашата канцеларија, popolni.mk настапува како обработувач, а вашата канцеларија како контролор.

Оваа обработка е уредена со Анексот за обработка на лични податоци, кој е составен дел на Условите на користење. Анексот се прифаќа електронски заедно со Условите, при отворање, активирање или користење на сметката.

Во Анексот се уредени предметот и времетраењето на обработката, природата и целта на обработката, видовите лични податоци, категориите субјекти, документираните упатства, доверливоста, безбедносните мерки, подобработувачите, постапувањето при безбедносен инцидент и бришењето или враќањето на податоците.

10. Колачиња

Јавната страница не користи колачиња за следење ниту аналитика од трети страни.

Во апликацијата користиме само неопходни технички колачиња, потребни за да останете најавени и за да се заштити сесијата. Без овие колачиња, услугата не може да работи правилно.

11. Безбедносни инциденти

Доколку се случи нарушување на безбедноста на личните податоци за кои popolni.mk е контролор, односно податоците за сметката, и доколку тоа носи ризик за правата и слободите на засегнатите лица, ќе го пријавиме инцидентот до надзорниот орган во рок од 72 часа, согласно закон.

За содржината на документите, каде што popolni.mk е обработувач, без непотребно одложување ја известуваме засегнатата канцеларија како контролор. Канцеларијата потоа одлучува за пријавување до надзорниот орган и за известување на засегнатите лица, кога тоа е потребно.

Во двата случаи постапуваме согласно важечките прописи.

12. Деца

popolni.mk е наменет за професионална употреба од канцеларии и не е наменет за лица под 18 години.

Не собираме свесно лични податоци од деца.

13. Измени на Политиката

Можеме да ја ажурираме оваа Политика за приватност.

При значајни промени ќе ве известиме преку е-пошта или преку известување во апликацијата.

Датумот на последна измена е наведен на врвот на оваа страница.

14. Контакт и надзорен орган

За прашања или барања поврзани со приватноста, можете да нè контактирате на:

• Е-пошта: kontakt@popolni.mk
• Телефон: 071 237 331

Контролор: Друштво за менаџмент и бизнис консалтинг ПРОБИС-КОНСАЛТ ДООЕЛ Скопје, ЕМБС 7513615, ЕДБ 4057021555700, ул. Драгутин Аврамовски Гуте бр. 32, Општина Карпош, Скопје, Северна Македонија.

Лице за контакт за прашања за заштита на личните податоци: kontakt@popolni.mk.

Ова лице не е формално назначен офицер за заштита на личните податоци според член 37 од GDPR.

Доколку сметате дека вашите права се повредени, имате право да поднесете претставка до Агенција за заштита на личните податоци (бул. „Гоце Делчев“ бр. 18, 1000 Скопје, Северна Македонија), azlp.mk.