Повеќе документи од ист предмет: податоците еднаш

Договор, анекс, изјава, барање, потврда: еден предмет е цело семејство документи со исти странки и исти податоци. Куцани одделно, документите со време почнуваат да се разликуваат меѓу себе. Внесени еднаш, од изворните материјали, податоците стигнуваат исти во секој документ, и денес и за три месеци, кога ќе затреба уште еден.

Како течат податоците низ еден предмет?

Секоја професија го знае својот пример. Кај нотар, договорот оди со изјави и полномошна на истите лица. Во агенција за недвижности, предлог-договорот прераснува во договор, па во записник за примопредавање. Кај адвокат, тужбата носи полномошно и придружни поднесоци. Кај сметководител, одлуката за вработување повлекува договор и пријави. Насекаде исто: неколку документи, исти лица, исти броеви.

• Име, презиме и ЕМБГ на странките се јавуваат во секој документ од предметот.
• Адресата и податоците од личната карта се јавуваат во повеќето.
• Броевите на имотни листови, сметки, парцели или предмети патуваат од документ во документ.
• Датумите се врзани: датумот на договорот се споменува во анексот, записникот и барањето.

И предметот не завршува со првиот бран документи. По еден месец пристигнува анекс, по три месеци барање, по половина година потврда. Секој подоцнежен документ ги бара истите податоци, а дотогаш веќе никој не памети од каде биле земени првиот пат. Затоа прашањето не е дали податоците ќе се употребат повторно, туку од каде ќе се земат кога ќе затребаат.

Зошто разликата меѓу документите е полоша од обична грешка?

Затоа што го отвора прашањето која вредност е точна. Погрешна вредност повторена насекаде е една грешка, се поправа на едно место и со едно објаснување. Две различни вредности за исто нешто во ист предмет значат дека некој мора да утврдува која важи, а секој што ќе го отвори предметот пред тоа е слободен да се сомнева во двете.

• Адресата во договорот и адресата во изјавата не се исти, па се бара уште еден документ само за да се пресече.
• Бројот на имотниот лист има една цифра поинаку во барањето, и предметот се враќа на дополнување.
• Датумот на договорот е еден во самиот договор, а друг таму каде што анексот се повикува на него.
• Името е со полн запис во еден документ и скратен во друг, доволно за прашање дали е исто лице.

Овие разлики се раѓаат тивко. Најчесто вториот документ се пополнува со препишување од првиот, третиот од вториот, и секое препишување е нова прилика за отстапување. Уште полошо, грешка вовлечена рано патува понатаму и почнува да изгледа потврдена, зашто се јавува во повеќе документи.

Како изгледа внесувањето еднаш во пракса?

Сите документи од предметот се пополнуваат од истите изворни материјали, а не еден од друг. Личната карта, имотниот лист, изводот и договорените услови се читаат еднаш, вредностите се потврдуваат еднаш според изворот, и оттаму одат во секој документ што ќе се додаде во предметот, денес или за еден месец. Истото важи и кога предметот ќе се отвори повторно догодина.

• Изворните материјали се чуваат заедно со предметот, за секој нов документ да тргнува од нив.
• Ниту еден документ не се пополнува со препишување од друг документ во предметот.
• Секоја вредност се проверува според изворот еднаш, наместо по еднаш во секој документ.
• Празното поле останува празно и видливо додека не пристигне изворот за него.

Еден предмет, еднаш податоци: popolni.mk

popolni.mk е граден околу тој принцип. Документите од предметот ги качувате онакви какви што се, секој како обичен Word документ, а материјалите ги додавате еднаш: слики, скенови, залепен текст, издиктирано аудио. Од истите тие материјали софтверот го пополнува секој документ, на вистинските места и без промена на изгледот. Податок без извор останува празно поле, ништо не се измислува. Секоја вредност ја потврдувате, поправате каде што треба и преземате готови датотеки, а зачуваните документи следниот пат се пополнуваат за секунди.

Кратката верзија

Повеќе документи од ист предмет носат исти податоци, а препишувањето од документ во документ произведува разлики: две адреси, два датума, две верзии на исто име. Таквата неусогласеност чини повеќе од обична грешка, зашто предметот се враќа и се докажува која вредност важи. Затоа податоците се внесуваат еднаш, од изворните материјали, се проверуваат еднаш, и оттаму одат во секој документ. Предметот тогаш е усогласен по конструкција, а не по среќа.