Копирај од минатиот предмет: најчестиот извор на грешки во документите

Секоја канцеларија го знае овој рефлекс: треба нов договор, а минатомесечниот е речиси ист. Се отвора старата датотека, се зачувува под ново име, и се препишуваат податоците на новиот клиент преку старите. Брзо е. И токму тука настанува најнепријатната класа грешки во канцелариската работа: податок од претходниот клиент што преживеал во новиот документ.

Зошто прекуцувањето потфрла

Прекуцувањето изгледа безбедно затоа што повеќето вредности се заменуваат правилно. Проблемот е во тоа што ниедна алатка не води списоĸ што сте замениле, а што не. Проверката се потпира на око што чита документ што го знае напамет, и тоа е окото што прескокнува.

• Старото име останува во еден пасус длабоко во текстот, таму каде што се споменува втор пат.
• Стариот ЕМБГ или број на сметка преживува во заглавие, подножје или табела.
• Датумите се заменети во првиот член, а не и во завршните одредби.
• Родот и падежите остануваат од претходната странка: роден наместо родена, неговиот наместо нејзиниот.

Ваквата грешка е особено скапа затоа што е туѓ личен податок на погрешно место. Не е само неточен документ: име и ЕМБГ на еден клиент завршиле во документ што го чита друг клиент.

Полумерки што не го решаваат проблемот

• Најди и замени: помага за точно совпаѓање, а не фаќа падежи, скратени форми и вредности напишани поинаку.
• Читање на глас: добра последна одбрана, но бавна, и пак се потпира на внимание на крајот од работен ден.
• Празни примероци со црти за пополнување: почисто од старите документи, но сето куцање се враќа, заедно со сите грешки при препишување.

Побезбедниот редослед на работа

Решението не е повеќе внимание, туку редослед во кој старите податоци воопшто не постојат во новиот документ. Документот се третира како образец, а податоците доаѓаат од материјалите на новиот предмет.

• Појдовна точка е чист образец, а не документот на минатиот клиент.
• Податоците влегуваат од материјалите што пристигнале: слика од лична карта, скен, друг документ, текст.
• Секоја внесена вредност се гледа во листа и се потврдува според изворот.
• Празното поле останува празно и видливо, наместо во него да седи стар податок.

Токму така работи popolni.mk. Го качувате вашиот Word документ и тој станува образец што се пополнува одново за секој предмет: софтверот ги чита материјалите што ќе ги додадете и ги внесува податоците на вистинските места, со недопрено форматирање. Податок што го нема во материјалите останува празно поле. Нема од каде да преживее вредност од минатиот клиент, затоа што минатиот клиент воопшто не е во документот.

Кратката верзија

Копирањето од минатиот предмет остава туѓи податоци во новиот документ, а окото што го знае текстот напамет не ги гледа. Работете од чист образец, внесувајте податоци од материјалите на предметот, и проверувајте листа на внесени вредности. Грешката што најмногу боли е онаа што воопшто не може да настане.