Диктирање наместо куцање: кога гласот е подобар влез

Диктирањето е подобар влез од куцањето за податоци што не постојат во ниту еден документ: договорена цена, рокови, посебни услови, она што клиентот штотуку ви го кажал. За податоци што веќе стојат на хартија, лична карта, извод, стар договор, подобар влез е самиот документ. Гласот не го заменува материјалот, го дополнува.

Двата вида податоци во секој предмет

Секој документ што излегува од канцеларија е мешавина од два вида вредности. Едните веќе се напишани некаде: име, ЕМБГ, адреса, број на имотен лист. Другите постојат само во разговорот: колку чини, до кога, под кои услови. Првите имаат извор што може да се фотографира или скенира. Вторите немаат. Токму за вторите куцањето е единствената алтернатива, и токму таму гласот победува. Разликата вреди да се именува, зашто повеќето канцеларии ги третираат двата вида исто: сè се куца. Резултатот е двојна работа. Она што веќе е напишано се препишува, а она што никаде не е напишано се запишува доцна, од сеќавање, кога половина детали веќе избледеле.

Кога гласот е подобар влез од куцање?

Гласот е подобар секогаш кога податокот е во вашата глава, а не на хартија. Наместо да отворате документ и да куцате белешки, ги изговарате: „Цена педесет и две илјади евра. Исплата во два дела. Првиот дел при заверка, вториот до петнаесетти септември.“ Три реченици, десет секунди. Истите три реченици куцани на телефон бараат повеќе време и повеќе внимание, а куцани „после, на компјутер“ најчесто воопшто не се куцаат.

• По состанок или телефонски разговор, додека деталите се свежи и никаде не се запишани.
• Кога рацете и очите ви се зафатени со списите на предметот, па куцањето би значело прекинување.
• Кога белешката е кратка и фактичка: суми, рокови, имиња на улици, посебни договорености.
• Кога куцањето вечно се одложува „за после“, а после деталите веќе се заборавени.

Кога гласот не е вистинскиот влез?

Гласот е лош извор за сè што веќе постои напишано. Изговорен ЕМБГ е тринаесет цифри кажани по ред, без можност за навраќање: полесно е и посигурно е да се фотографира личната карта. Истото важи за броеви на сметки, катастарски ознаки и точни правни формулации што мора да гласат од збор до збор. Правилото е едноставно: ако податокот има документ, документот е изворот. Гласот е за она што документ нема.

• Идентификациски податоци: сликата од документот е извор без прераскажување.
• Долги низи цифри: секој изговор е шанса за грешка што хартијата ја нема.
• Формулации што мора да бидат буквални: тие се лепат како текст, не се прераскажуваат.
• Бучна средина или разговор со повеќе гласови одеднаш: снимката станува неупотреблива.

Како се диктира за чист резултат

Доброто диктирање личи на пополнување формулар со глас, не на слободен монолог. Кажете што е податокот, па кажете ја вредноста. Не мора да звучи убаво: мора да биде недвосмислено. Пет кратки, суви реченици вредат повеќе од еден течен пасус во кој цената и капарот се спомнати некаде успатно.

• Именувајте го полето: „купопродажна цена“, „рок за исплата“, „начин на плаќање“.
• Ретките имиња спелувајте ги буква по буква, како што стојат во документот.
• Датумите изговарајте ги без двосмисленост: „петнаесетти септември две илјади дваесет и шеста“, а не „петнаесетти деветти“.
• Една тема по реченица. Кратките реченици се читаат подобро од долгите.

Диктирањето во popolni.mk

popolni.mk прима издиктирано аудио како рамноправен влез, покрај слики, скенови, документи и залепен текст. Личната карта ја фотографирате, цената и роковите ги кажувате, а софтверот сето тоа го внесува во вашиот Word документ, секое на своето место и без промена на изгледот. Податок што не сте го ни изговориле ни приложиле останува празно поле. Проверката и последниот збор се ваши; резултатот е готова датотека за преземање.

Кратката верзија

Куцањето и диктирањето не се натпреваруваат за иста работа. Податоците што веќе постојат на документ влегуваат како слика или скен. Податоците што постојат само во разговорот влегуваат најбрзо со глас: именувано поле, кратка реченица, спелувани ретки имиња, недвосмислени датуми. Проверката на крајот останува иста за сите извори, и токму таа е границата што ништо погрешно не ја преминува. Навиката се гради брзо: неколку предмети со диктирани детали, и куцањето белешки почнува да личи на она што е, заобиколен пат.